Hoe meld ik me aan voor aandeelhoudersvergaderingen en digitaal stemmen?

Saxo biedt u de mogelijkheid om een aandeelhoudersvergadering bij te wonen en/of om digitaal uw stem uit te brengen. 

*Bepaalde markten vereisen aanvullende acties. Lees meer: AVA's met marktspecifieke complexiteit

Hoe meld ik me aan voor aandeelhoudersvergaderingen?

Dit kunt u doen vanuit uw portefeuille via: Corporate Actions > Aandeelhoudersvergaderingen > Abonnement. Vervolgens kunt u middels de knop Activeren de dienst aanzetten. Nadat u een akkoord heeft gegeven, kan het tot 24 uur duren voordat de dienst wordt geactiveerd op uw rekening.

Hoe geef ik mijn keuze door?

U geeft uw keuze door via: Corporate Actions > Aandeelhoudersvergaderingen > Keuze doorgeven.

Hierna komt u uit op de website waar u uw digitale stem kunt uitbrengen en/of kunt aanmelden voor de aandeelhoudersvergadering. U heeft de volgende mogelijkheden:

• Onder Vergadering agenda kunt u uw stem uitbrengen op de voorstellen welke gedaan zijn door het bedrijf. 
• Onder Leer voordat u stemt vindt u meer details over de aandeelhoudersvergadering, zoals de aankondiging en de agendapunten van de vergadering.
• Onder Een vergadering bijwonen kunt u aangeven een vergadering bij te willen wonen. In deze sectie worden uw gegevens vastgelegd en wordt het toegangsbewijs naar het door u gekozen adres verstuurd. Allereest kunt u aangeven wie de bijeenkomst gaat bijwonen (uzelf of een gevolmachtigde)

Nadat u alle velden heeft gevuld kunt u onderin drukken op de knop Indienen. 

Wij raden u aan uw e-mailadres op te geven, omdat u bij de levering van het toegangsbewijs anders afhankelijk bent van fysieke levering aan het door u opgegeven adres. (Let op: niet elke partij zal uw toegangsbewijs per e-mail toesturen). 

Als u uw stukken verkoopt voor de record date worden uw instructies geannuleerd. 

Na een aanmelding ontvangt u per e-mail uw toegangsbewijs uiterlijk 48 uur voor de aandeelhoudersvergadering. Neem alstublieft contact op met onze klantenservice als u 48 uur voor de aandeelhoudersvergadering begint nog geen toegangsbewijs heeft ontvangen, zodat wij voor u een toegangsbewijs kunnen opvragen. 

Hoe kan ik één (of meerdere) extra personen aanmelden?

Wanneer u met meer dan één persoon de vergadering wilt bijwonen dan dient u onder 'Opmerkingen/speciale instructies' de details van de extra persoon die u wenst mee te nemen op te geven. In dit veld geeft u de volgende gegevens op:

• Naam
• Geboortedatum
• Adres
• E-mail
• Aantal aandelen

Waarom kan ik mij niet aanmelden voor een AVA?

Indien u zich via het platform wenst aan te melden voor een aandeelhoudersvergadering, dan dient u de dienst minimaal 24 uur voor de record date van de vergadering geactiveerd te hebben.

De record date is de datum waarop vastgesteld wordt wie de vergader- en stemrechten toekomen. Deze datum ligt enige tijd voor de aandeelhoudersvergadering. 

Wat moet ik doen als ik het abonnement niet vóór de record date heb geactiveerd?

Dan kan Saxo op best effort-basis proberen, uw stem alsnog uit te laten brengen, mits u de stukken op de record date in uw portefeuille had. Houd er rekening mee dat dit afhankelijk is van interne en externe deadlines.

Welke stappen dient u te nemen?

1. Activeer het abonnement voor aandeelhoudersvergaderingen.
2. U vindt de instructies onder het kopje: Hoe meld ik me aan voor aandeelhoudersvergaderingen?
3. Maak een support ticket aan en vermeld hierin:

• De datum waarop u het abonnement heeft geactiveerd.
• Voor welke aandeelhoudersvergadering u wilt stemmen.

Wat zijn de kosten?

Voor het abonnement wordt EUR 30,00 per jaar in rekening gebracht, afgerekend in kwartalen. U betaalt EUR 5,00 per stem. 

Hoe deactiveer ik de dienst?

U deactiveert de dienst via: > Corporate Actions > Aandeelhoudersvergaderingen > Abonnement > Beëindigen.

Vergadering van Obligatiehouders en digitaal stemmen

Op dit moment zijn wij helaas niet in staat om Vergaderingen van Obligatiehouders en digitaal stemmen via ons platform te ondersteunen. Als we echter tijdig, ten minste één dag voor de deadline, een verzoek ontvangen van onze obligatiehoudende klanten, zullen we ons uiterste best doen om deelname aan deze evenementen mogelijk te maken. Er kunnen kosten in rekening gebracht worden voor de deelname.

AVA's met marktspecifieke complexiteit

Wegens marktspecifieke complexiteit dient u bij de onderstaande uitgezonderde markten aanvullende acties te ondernemen.

Deense markt:

Neem ten minste vijf werkdagen van tevoren contact op met onze klantenservice om uw aandelen te registreren voorafgaand aan een aandeelhoudersvergadering.

Zweedse en Poolse markten:

Neem ten minste twee weken vóór de deadline voor een aandeelhoudersstemming contact op met onze klantenservice.

Zwitserse markt:

A. Om deel te nemen aan een Zwitserse aandeelhoudersvergadering, dient u het onderstaande proces te volgen voordat u deelneemt aan het registratie- en stemproces:

1. Rechtspersonen dienen een volmachtformulier in te vullen, laten ondertekenen door de bevoegde ondertekeningsautoriteit, en de lijst van ondertekeningsbevoegdheden als ondersteunend document toevoegen.
2. Individuen dienen een volmachtformulier formulier in te vullen.
3. Hiernaast dient u ook het globale overeenkomstformulier (GAF) in te vullen: Voor individuen verwijzen we u naar dit formulier Algemeen Registratieformulier voor Individuen en voor rechtspersonen naar dit formulier Algemeen Registratieformulier_Rechtspersonen.
4. Dien een digitale kopie bij ons in via een support ticket. 
5. Indienen van het originele document: U stuurt de originele Volmacht en GAF-documenten naar Proxymity op het volgende adres. Rechtspersonen moeten ook de lijst van ondertekeningsbevoegdheden toevoegen.

          Attn: Customer Services

          Proxymity Limited

          42 Fountain St.,

          Manchester M2 2BE

          Verenigd Koninkrijk

       8. Tracking referentie: Deel het volgnummer met ons. 

Dit is een eenmalig proces om deel te nemen aan de registratie en stemming voor vergaderingen. Stemmen kunnen alleen worden geaccepteerd door Proxymity wanneer het bovenstaande proces is voltooid.

Als u het document niet naar Proxymity stuurt of als er een discrepantie in het document is, bestaat er een risico dat de stem wordt afgewezen. In dergelijke gevallen is Saxo niet verantwoordelijk voor de afwijzing.

B. Voor het registratie- en stemproces dient u:

Uw aandelen te registreren in de boeken van het uitgevende bedrijf. Alleen aandelen die in het register van het bedrijf zijn geregistreerd, hebben stemrecht. Er zijn twee vergaderingen:

De eerste vergadering is uitsluitend voor registratiedoeleinden. Tijdens de tweede vergadering kunnen aandeelhouders stemmen of hun aanwezigheid aanvragen. Echter, alleen aandeelhouders die bij de eerste vergadering aanwezig waren en hun aandelen registreerden, zijn gerechtigd om te stemmen of hun aanwezigheid bij de tweede vergadering aan te vragen."